在会议服务中，最重要也是最必不可少的一件事情就是接待来宾，如果说能在接待来宾的时候有一个比较好的效果，那么对于整个会议服务的印象是能够大大加分的。那在会议服务中接待外宾有哪些需要注意的地方呢？作为一家专业的发会议服务，在接待来宾时需要准备什么东西呢？我们一起来看看吧！通过访客管理的现状可以看出市场前景比较广阔，有利于我们进行参考和投资。
首先非常重要的一点是，要在参会者报道之前做好详细的统计。会议在举办会议之前，要把会议举办的日期事先确定好，并且对于会议的内容主题、会议举办的地点也要事行进行确定，然后向相关人员发出邀请，对于能够参加会议的人，事先做好回执统计工作，以便可以清楚能够参加会议的大致人数，然后根据参加会议的人数，事先订好会议举办所需要的空间，并且为参会者订好酒店，安排好参会者的食宿问题，如果参会者所参加的会议和所住的酒店不是一个地点，那么还要做好接送的问题。
其次的话呢，在做好参会者报道时的一些准备工作。参会者进行报道的时候，一般需要会议为参会的人员打好报道表，以便对参会人员的情况更好地进行掌握。还要将参会者的房间布置好，与酒店进行事先的协调，然后把一些细节的东西和酒店交待清楚，比如在哪里开会，住哪个房间，在哪里就餐等等，以便使参会者可以很容易找到相关的信息，便于参会者可以更好地参加会议，不必为参加会议而耗费大量的精力。
其实说到底，会议在举办会议的时候，要想使每一个参加会议的人，都能够开开心心的来，高高兴兴地离开，那么就需要把各项准备工作都做好，使得参加会议的人能够因为贴心的服务而感觉比较开心，参会者对会议的整个过程进行肯定，也就是会议举办成功的标志，它也使得会议的举办能够达到理想的效果。